Dans le cadre de mon activité, je donne régulièrement leur chance à de jeunes talents, courageux et motivés, qui décident de s’installer sur le marché de la traduction comme prestataires indépendants (souvent d’anciens étudiants).

Lors de la réception de leur toute première facture, il n’est hélas pas rare que des informations – légalement obligatoires ou essentielles au paiement – soient manquantes ou erronées. Il me faut alors retourner vers les étourdis pour demander des corrections et/ou l’ajout d’informations, ce qui fait perdre du temps à tout le monde. Et même si le temps n’est pas forcément toujours de l’argent, vous reconnaîtrez que celui-là est inutilement perdu…

Alors que la dernière génération de diplômés de septembre s’apprête – je l’espère – à goûter aux joies de la facturation, j’ai jugé bon de rédiger un billet pragmatique afin de lui adresser quelques rappels et conseils utiles.

À noter qu’une foule de sites (officiels et non officiels) reprennent déjà, de façon très complète et détaillée, tout ce qu’il y a à savoir sur la facturation (fondement juridique, mentions obligatoires, modèles, etc.). Non désireux de réinventer la roue, je me contente de donner quelques liens vers des sources fiables – que vous trouverez en fin d’article.

A noter également que ce qui suit concerne en priorité la France et la Belgique et, par extension, les pays de l’Union européenne, qui fonctionnent peu ou prou de la même façon. Mais quel que soit votre pays d’établissement, le mieux reste de vous faire conseiller par un expert ou une experte comptable.

Songez à indiquer vos données bancaires (RIB) !

Aussi invraisemblable que cela puisse paraître, les coordonnées bancaires restent l’oubli incontestable et incontesté des néophytes ! Or, sans cette information capitale, même le plus ponctuel des bons payeurs ne pourra se montrer à la hauteur de cette enviable réputation.

Pensez donc à indiquer, de préférence bien clairement sur la facture, votre IBAN et le nom du titulaire du compte (ces informations suffisent entre pays européens) : cela facilitera grandement la vie du préposé aux paiements !

Il n’est pas utile de scanner votre RIB afin d’en faire une image non éditable : vous ne risquez rien ! Et surtout, si votre numéro de compte est « sélectionnable », le gardien des cordons de la bourse pourra plus facilement le copier-coller dans l’interface de sa banque en ligne. Plus commode pour tout le monde et vous éviterez les erreurs d’encodage !

La TVA

Deuxième problème le plus fréquent : la TVA.

Si cet affreux acronyme donne des boutons à beaucoup, la réalité qu’il recouvre est beaucoup moins repoussante qu’il n’y paraît. Je vous propose ci-dessous un logigramme, ultra-simplifié, mais qui devrait couvrir 90% des cas figures ! Pour les 10 % restants, consultez les liens en bas d’article.

Délai

Pour que les paiements puissent se faire en temps et en heure, veillez également à faire parvenir vos factures à vos clients en début de mois, au plus tard le 10 (idéalement le 5) du mois qui suit le mois facturé. Songez qu’à la fin de chaque trimestre (une fois sur trois donc – Oh joie !), l’entreprise doit réunir ses documents comptables et les transmettre à l’administration TVA pour le 20 du mois.

Modèles

Petit conseil en passant : une mise en forme claire et soignée peut non seulement apporter un peu de gaieté à vos factures (des documents dont la fonction première n’est pas de remplir de bonheur celui qui les reçoit !), mais peut surtout réduire les erreurs potentielles lors du paiement. Canva, entre autres, propose des modèles bien pensés, clairs et colorés. À tester ?

Plateforme de facturation

Des plateformes de gestion de projets de traduction, comme l’excellent LSP Expert (que je recommande vivement ! Coucou Cédric), proposent des fonctions de facturation « semi-automatisée » et des modèles qui vous faciliteront grandement la vie. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre core business – euh pardon, sur votre cœur de métier : la traduction !

Liens utiles

France – Service publicBPI France

Belgique – Service publicAccountable.be

UE – TVA

La Chambre Belge des Traducteurs et interprètes (CBTI) propose également un modèle de conditions générales (qui doit encore impérativement être adaptée à votre situation particulière, mais qui constitue un bon point de départ!)

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